Nos encontramos inmersos en plena era digital donde la tecnología y la globalización tienen una gran importancia en el mercado. En este entorno tan competitivo, optimizar las distintas fases del proceso de planificación es indispensable para que las empresas puedan lograr sus principales metas.
Gestionar de forma eficiente la cartera de proyectos e innovación es indispensable para garantizar un alto nivel de competitividad en el mercado actual. Con un buen proceso de planificación, es mucho más sencillo lograrlo y así alcanzar los principales objetivos fijados.
¿Qué es el proceso de planificación?
La planificación es el conjunto de medidas y acciones que toma una empresa para poder alcanzar unos objetivos concretos previamente establecidos. Se trata de un proceso muy importante dentro de la gestión empresarial donde se listan cada uno de los procesos y recursos necesarios para solucionar problemas o conseguir metas de negocio.
Importancia de la planificación
La planificación es una tarea fundamental que debe realizar cualquier empresa que quiera ser competitiva y crecer dentro del mercado actual. Con una buena planificación, la empresa dispone de un camino claro a seguir para poder alcanzar sus principales objetivos, como la captación de clientes, la reducción de costes, el incremento de las ventas o la expansión del negocio, entre otros.
Contar con una buena planificación estratégica facilita que la empresa esté preparada para responder o actuar ante cualquier problema inesperado, o aprovechar las oportunidades y tendencias que presente en el mercado.
Tipos de planificación
Aunque existen diferentes formas de desarrollar una buena planificación, podemos establecer cuatro tipos principales.
- Planificación estratégica. Se trata de una planificación empresarial a nivel global que realiza la dirección o gerencia de la empresa con la que se persigue conseguir una serie de objetivos a nivel estratégico.
- Planificación táctica. Es un tipo de planificación a corto o medio plazo que establece los pasos a seguir para alcanzar unos objetivos concretos. Este tipo de planificación suele estar combinada con la planificación estratégica para recoger los pasos a seguir para lograr los objetivos.
- Planificación operativa. Este tipo de planificación se recoge en programas que se desarrollan con acciones concretas. Destaca por ser una planificación que sirve de guía para alcanzar objetivos a corto plazo que son medibles y cuantificables.
- Planificación normativa. Es una planificación que viene marcada por un conjunto de reglas que están establecidas (normalmente en un área o sector concreto).
¿Cómo desarrollar un proceso de planificación?
Lo habitual a la hora de diseñar y desarrollar un buen proceso de planificación es utilizar modernas y sofisticadas herramientas y plataformas que faciliten todo el proceso y que proporcionen distintas formas de acceder a la misma.
En un proceso de planificación hay definida una serie de fases para realizarlo de forma óptima y conseguir así sacar el máximo partido.
Analizar la situación
La primera fase de toda planificación requiere conocer cuál es la situación real, tanto de la propia empresa y de sus procesos internos como del mercado, clientes y competencia.
Ejecutar un buen estudio de mercado o un análisis DAFO de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades son tareas comunes para disponer de datos valiosos para poder conseguir la mejor planificación empresarial.
Definir objetivos
Con información valiosa y fiable, proporcionada en la etapa anterior, se deben establecer cuáles son los objetivos que se quieren conseguir en el proyecto o empresa. Se trata de definir los objetivos principales y secundarios que se quieren alcanzar, bien sean a corto, medio y largo plazo. A la hora de establecer estas metas, es muy importante tener en cuenta cinco factores fundamentales:
- Específicos: Deben ser objetivos claros y puntuales de forma que sean entendidos por todos los actores involucrados
- Medibles: Deben ser metas cuantificables que se puedan medir para poder llevar un control y seguimiento que permita determinar si se están alcanzando.
- Alcanzables: Deben poderse alcanzar con los recursos disponibles por los actores involucrados
- Reales. Deben ser objetivos reales que la empresa pueda alcanzar con los recursos que dispone.
- Limitados en Tiempo: Deben tener un período temporal definido y concreto.
Desarrollar el plan de acción
En la etapa del plan de acción se deben enumerar cada una de las acciones específicas y concretas que se van a llevar a cabo para alcanzar los objetivos y se deben los tiempos en los que se realizarán.
Diseñar un calendario con el plan de acción ayuda a que los equipos de trabajo puedan desarrollar sus tareas de forma mucho más eficiente.
Detallar recursos necesarios
Para poder llevar a cabo cada una de las acciones enumeradas en el desarrollo del plan de acción, es necesario asignarles los recursos necesarios, tanto materiales como humanos.
Esta fase está muy ligada con la anterior etapa, pues se trata de dotar a cada acción de los recursos necesarios para poder ser desarrollada de forma adecuada. Si en el desarrollo del plan de acción se atienden a aspectos más técnicos y operativos, en esta etapa se establecen los aspectos económicos de la planificación.
Ejecutar el plan
La ejecución de la planificación es el momento en el que se lleva a la realidad todas las acciones y tácticas establecidas para alcanzar los distintos objetivos. Se trata de una etapa crucial donde se lleva a un entorno real todo lo planificado previamente.
La asignación de tareas a los distintos equipos de trabajo y personal es clave para que la ejecución del plan estratégico sea todo un éxito.
Controlar y evaluar
La última fase dentro de la planificación empresarial es el seguimiento y control de todo lo que sucede durante la fase de ejecución. Se debe contar con un buen sistema de monitorización donde se utilicen métricas e indicadores asociados a objetivos concretos para poder verificar que se están alcanzando los objetivos y tomar las mejores decisiones si se detectan desviaciones (utilizando informes visuales o paneles de control, por ejemplo).
Te hemos mostrado las distintas fases del proceso de planificación para que puedas desarrollarlo de forma eficiente y adecuada en tu empresa. En R2M Solution, somos una empresa de ingeniería especializada en la consultoría integral y multidisciplinar, y puedes ponerte en contacto con nosotros para optimizar la mejor planificación estratégica para tu negocio.
